(１)　特殊文書金品配布簿（別記第１号様式）

(２)　令達番号簿（別記第２号様式）

２　各係に収受発送簿を設け収受発送する文書について登載しなければならない。

（公文記号）

第７条　各課等・係において発送する文書には記号及び番号をつけなければならない。

２　前項の記号は、沼田町と各課等、係の頭文字（係の頭文字が同一のときは係を表する字）として毎年１月に起し12月で終わるものとし同一事件については完結に至るまで同一番号を用いる。ただし軽易なものについてはこの限りでない。

（取扱注意文書）

第８条　文書管理責任者は、取扱いに注意を要する文書については、当該取扱注意文書の適当な箇所に「取扱注意」の文字を表示しなければならない。

（令達番号）

第９条　条例、規則、規程及び告示は、それぞれの令達番号簿により番号を付し総務財政課において処理する。

２　前項の番号は、毎年１月から12月までとし、一連番号とする。

（特殊な文書の明示方法）

第10条　特殊な文書の明示は、次の例による。

(１)　緊急を要する文書は、右上部に付せん紙をはり「至急」と朱書すること。

(２)　秘密を要する文書は、封筒に入れその旨表示すること。

(３)　重要な文書は、右上部に「重要」と朱書すること。

（到着した文書の処理）

第11条　到着した文書（課等に直接到着した文書を除く）は、総務財政課において収受し、次の方法により処理しなければならない。

(１)　書留文書等は、特殊文書金品配布簿（以下「配布簿」という。）に登載のうえ主務課等に配布し、証印を受けなければならない。

(２)　開封した文書で現金、金券又はこれに類するものを添付した文書は、配布簿に登載のうえ、主務課等に配布し、証印を受けなければならない。

(３)　親展文書（個人名が明記されたものは除く）は、その封皮に町受付印を押し配布簿に登載のうえ主務課等に配布し、証印を受けなければならない。

(４)　審査請求、訴願、訴訟、入札その他収受の日時が権利の得喪に関係する文書は、前３号の手続のほか、配布簿に到達時刻等を登載のうえ封皮あるものは、これを添付し、主務課等に配布し、証印を受けなければならない。

(５)　前各号以外の文書は、その文書の主管を決定のうえ、各課等に配布する。ただし、配布先の不明確な文書においては、これを開封し、配布先を決定したうえで配布する。

２　前項の配布にあたり２以上の課等に関連のある文書は、関係の深い課等に配布し、明らかでないものは総務財政課長の定めるところによる。

３　印刷物及び庁内往復文書又はこれに類するものにあっては、別に配布する。

４　配布を受けた文書で、当該課等の所管でないと認められるものは、速やかに総務財政課に返付し、課等において授受してはならない。

（文書の処理方法）

第12条　文書の配布を受けた主務課等は、所属長の閲覧に供さなければならない。

２　所属長は配布文書を閲覧後、各グループ等に文書を回付し、速やかに処理させなければならない。

３　口頭又は電話による照会、回答、報告及び受理した事項などで重要なものについては、その要領を記録し、文書として取り扱わなければならない。

４　重要又は異例の文書については、その処理に先立って上司の指示を受けなければならない。

（起案）

第13条　すべての事案の処理は、文書による。ただし沼田町事務決裁規程（平成８年規程第１号）に基づく町長の決裁を受けるべき事案で、特に重要なものを起案しようとするときは、あらかじめ町長の処理方針を確認のうえ起案しなければならない。

２　起案は、起案用紙（別記第３号様式）を用いて行い、起案年月日、保存期間、起案者職氏名、決裁区分、決裁に必要な合議及び件名等の必要事項を、それぞれの欄に記載し関係書類を添付しなければならない。ただし定例のもの又は簡易なものについては文書の余白に処理案を起載してこれに代えることができる。

３　口頭又は電話で事件を受理したときはその要項を記録し、直ちに処理しなければならない。ただし簡易なものは記録を省くことができる。

（議案の処理方法）

第14条　町議会に提出する議案は、主務課で起案し、招集日の20日前までに決裁を受けるよう努めなければならない。ただし、臨時会を招集して提案する必要があるときは、その旨を事前に総務財政課長へ通知しなければならない。

２　前項の規定による議案に係る決裁済の起案文書は、総務財政課長に回付しなければならない。

（文書の審査）

第15条　文書の適正かつ統一を図るため、次の各号に掲げる起案文書は、副町長の決裁を受ける前に総務財政課長、総務財政課長補佐及び総務財政課総務グループ長の審査を受けなければならない。

(１)　町議会に提出する議案

(２)　条例、規則、規程、告示その他例規の制定及び改廃に関するもの

(３)　重要又は異例に属する法令の解釈を要するもの

(４)　前各号に掲げるもののほか、町長が特に必要と認めるもの

（合議）

第16条　事案が他の課等に関係するときは、その課長等職に合議しなければならない。

２　前項の規定により合議を受けた場合で、意見を異にするときは、その課長職と協議を行い、協議が整わないときは上司の決裁を受けなければならない。

３　重要又は異例若しくは秘密を要する回議書は、原則として主務課長等又は主査職が持参して上司の決裁又は閲覧を受けなければならない。

（決裁文書の取扱）

第17条　町長及び副町長の決裁済の文書及び各課長等の決裁済の文書は、各課においてそれぞれ決裁年月日を記載しなければならない。

２　総務財政課は決裁済文書を主管課に回付するものとする。ただし、議会に係る決裁済文書又は規則、規程、告示に係る決裁済文書は、総務財政課で保管及び保存しなければならない。

（文書の浄書）

第18条　決裁を受けた文書で浄書を要するものは、主務課等で行うものとする。

２　公文例及び用事例は、北海道公用文例を準用する。

（公印の押印）

第19条　発送を要する文書は、すべて公印を押さなければならない。ただし印刷又は、謄写した文書及び軽易な文書等には、これを省略することができる。

（会議の招集文書等）

第20条　会議を開くための招集文書には必ず会議の目的・日時・場所・出席者及び会議の事項を明記し、出席に余日あるように通知しなければならない。

２　会議の招集については、関係係等に合議し、特に連絡と運営については慎重を期さなければならない。

３　会議の顛末はその概要を記録し、上司の閲覧に供さなければならない。

（発送文書の取扱）

第21条　発送文書は、主務課で必要な梱包をし、これを差出課室係名を明記して午後４時30分までに総務財政課に回付しなければならない。ただし、急を要するものはこの限りでない。

２　総務財政課において、前項の文書等を受理したときは、料金後納郵便差出表に必要事項を記入し郵便局に送達するものとする。

（文書の発信者名）

第22条　庁外へ発送する文書は、原則として町長名を用いるものとする。ただし、文書の性質又は内容により、特に必要がある場合は決裁権限を有する者の職、氏名を用いることができる。

２　庁内文書は、事案の軽重により課長等名を用いることができる。ただし職名のみを用い、氏名等は省略することができる。

（文書の整理）

第23条　文書は常に整然と分類し、必要なときに直ちに取り出せるように保管し、又は保存しておかなければならない。

（文書の保存期間）

第24条　文書の保存期間は、永年（10年を超えるもの）10年・５年・３年及び１年の５区分とし、各区分の基準は次条に定めるところによる。

２　前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる文書の保存期間は当該各号に掲げる期間とする。

(１)　法令等に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間必要な文書

当該法令等による期間又は時効期間

(２)　軽易な文書であって、１年以上の保存期間を定める必要がないもの

当該文書に係る事務を遂行するうえで、保存する必要があると文書管理主任が認める期間

(３)　保存期間は、会計年度によるものは翌年４月１日から、歴年によるものは翌年１月１日から起算する。

（保存期間の各区分の基準）

第25条　永年（10年を超えるもの）に属するものは次のとおりとする。

(１)　条例、規則、その他例規の原議文書

(２)　町議会の会議録及び議決書

(３)　重要な事業計画及びその実施に関する文書

(４)　隣接地市町との分合及び境界変更等に関する文書

(５)　所轄行政庁の令達通達その他特に重要な文書

(６)　町史編さんの参考となる重要な文書

(７)　職員の任免賞罰に関する文書（人事主管課所管のもの）

(８)　叙位叙勲及び褒章に関する文書

(９)　名誉町民及び功労者に関する文書

(10)　特別職に係る事務引継書

(11)　不服申立て及び訴訟等に関する文書

(12)　特に重要な統計調査資料

(13)　特に重要な予算・決算及び町債に関する文書（財政主管課所管のもの）

(14)　特に重要な財産の取得処分に関する文書

(15)　特に重要な契約その他権利義務に関する文書

(16)　その他10年を超えて保存の必要な文書

２　保存期間が10年に属するものは、次のとおりとする。

(１)　事業計画及びその実施に関する文書

(２)　重要な統計調査資料

(３)　重要な予算決算及び町債に関する文書

(４)　重要な財産の取得処分に関する文書

(５)　重要な契約その他権利義務に関する文書

(６)　その他10年保存の必要な文書

３　保存期間が５年に属するものは、次のとおりとする。

(１)　行政事務執行に関する一般文書

(２)　金銭の支払いに関する証拠書類

(３)　予算経理に関する文書

(４)　町税等各種公課に関する文書

(５)　その他５年保存の必要な文書

４　保存期間が３年に属するものは、次のとおりとする。

(１)　照会、回答、通知、報告、申請に関する文書

(２)　その他３年保存の必要な文書

５　保存期間が１年に属するものは、次のとおりとする。

(１)　軽易な照会、回答、通知、報告、申請に関する文書

(２)　軽易な日誌

(３)　その他１年保存の必要な文書

（文書の編集要領）

第26条　完結文書は、次の各号に従って、主務係において編集しなければならない。

(１)　文書の編集は、会計年度によることとする。ただし、会計年度によることが適当でないものは暦年により編集するものとする。

(２)　文書は分類別に整理しタイトル等を表示しなければならない。

(３)　写真・図面又はフォルダーに適さないものは、前号の規定にかかわらず適切な方法で編集することができる。

（分類基準表）

第27条　主務課長等は、自ら保管する文書の保存期間、分類等を記載した基準表を年度ごとに作成しなければならない。

（主務課等保存文書）

第28条　第25条の規定により編集した完結文書のうち、次の各号に掲げるものは、主務課等において主務課長等の指定する場所に保管又は保存し、常にその所在を明かにしておかなければならない。

(１)　保存期間の起算日から、１年を経過していない文書

(２)　保存期間が１年以下の完結文書

(３)　前号以外の文書で総務財政課長との協議により事務室保管が適当であると認められた文書

(４)　庁外各施設におけるすべての完結文書

（保存文書）

第29条　前条各号以外の完結文書は、各課等（以外出先機関等に当たってはその所属長をいう。）において書庫等、所定の場所に保存しなければならない。

（書庫の管理）

第30条　書庫は総務財政課長が管理する。

（文書の廃棄）

第31条　保存期間の満了した文書は、各主務課等において文書廃棄リストを作成し、総務財政課と協議後に廃棄するものとする。

２　保存期間内のもので主務課において保存の必要がなくなったと認めた文書は、総務財政課長と協議のうえ廃棄することができる。ただし、１年保存の文書については、総務財政課長との協議を要しない。

３　総務財政課長は、永年保存文書については、当該文書の保存期間の起算日から10年ごとに、あらためて保存の可否を決定する。

４　廃棄文書であって、他に内容を漏らすことによって支障を生ずると認められるもの、又は印影を移用されるおそれのあるものはその部分を塗まつ、裁断、焼却等適切な処理をとらなければならない。

（保存の延長）

第32条　保存期間の満了した文書であって、継続して保存の必要が生じた場合は、総務財政課長と協議し、延長期間を決定し、各課等において保存するものとする。

（重要文書の非常持出し）

第33条　非常持ち出しを必要とする文書は、あらかじめその種類を定め常に一定の箇所に収め「非常持出」と赤字の表示をして有事の際に備えておかなければならない。

（文書の借覧）

第34条　保存文書を借覧しようとするときは、総務財政課長に申し出なければならない。

２　文書は庁外に持ち出し、又はほかに貸付けしてはならない。ただし職務上必要であって、あらかじめ主管課長の承認を得たときはこの限りでない。

（歴史的資料等の保存）

第35条　第31条の規定により廃棄の決定した文書であって、歴史的・文化的資料とすることが適当と認められているものについては、総務財政課長と協議しその保存に努めるものとする。

１　この規程は、公布の日から施行する。

２　処務規程（昭和38年規程第１号）は、廃止する。

３　沼田町文書整理保存規程（昭和44年規程第９号）は、廃止する。

４　この規程の施行前になした手続その他の行為は、この規程によってなしたものとみなす。

附　則（平成27年12月24日規程第９号）

この規程は、公布の日から施行する。

附　則（平成28年３月17日規程第３号）

（施行期日）

１　この規程は、平成28年４月１日から施行する。

（経過措置）

２　処分その他の行為又は不作為についての不服申立てであってこの規程の施行前にされた処分その他の行為又はこの規程の施行前にされた申請に係る不作為に係るものについては、なお従前の例による。

別記第１号様式（第６条関係）

別記第２号様式（第６条関係）

別記第３号様式（第13条関係）